Planifier des rencontres avec les étudiants – Moodle

Le module d’activité Rendez-vous permet à l’enseignant de planifier des rencontres avec ses étudiants. Cela peut servir aussi bien à accompagner un TFE, des travaux de groupe ou gérer la distribution de créneaux lors des examens oraux ou la consultation des copies d’examen en créant un ordre de passage et en évitant tout conflit horaire.

Explication en vidéo

Explication en texte et images

Cerise sur le gâteau, le module vous permet :

• d’attribuer les créneaux ou de laisser libres les étudiants de choisir celui qui leur convient
• d’enregistrer le compte-rendu du rendez-vous ainsi qu’une éventuelle note (dans le cas de soutenances de travaux ou d’examens oraux).
• d’attribuer des créneaux à plusieurs enseignants
• de recueillir une liste des présences
• de bénéficier des statistiques liées à l’activité
• exporter la liste des rendez-vous et des données liées au format CSV ou Excel

Pour utiliser ce module, après être passé en mode édition, ajoutez l’activité Rendez-vous dans votre cours.

A priori, l’enseignant laisse la prérogative aux étudiants de réserver un créneau dans le choix qui leur est présenté, selon plusieurs modes possibles (seul ou pour un groupe). Une fois leur choix effectué, le rendez-vous s’inscrit automatiquement dans le calendrier Moodle de l’étudiant.

Remarque : si vous ne voulez pas que l’étudiant choisisse lui-même un créneau, il n’est pas nécessaire de créer des créneaux. Vous aurez alors le loisir de planifier des rendez-vous par étudiant ou par groupe si ce paramètre a été choisi.
Dans tous les cas, lors de l’enregistrement de rendez-vous, Moodle vérifie si les étudiants ou l’enseignant ne sont pas engagés dans d’autres créneaux ailleurs sur la plateforme.

Quelques scénarios sont envisageables, un seul sera explicité ici en détail (les autres sont des variantes):

Rendez-vous individuel, une seule fois

Le scénario classique pour organiser un horaire de passage d’un examen oral ou d’une défense de mémoire.
Dans les paramètres du rendez-vous, il faut régler:

Options:

1. Le rôle de l’interlocuteur (vide ou examinateur, jury, psychologue, …)
2. Mode: Nombre de rendez-vous que l’étudiant peut réserver.
   • Avec l’option ‘dans ce planning’, c’est un nombre fixe de rendez-vous (p.ex. 1, ce sera un et un seul rendez-vous pour toute l’activité).
   • Avec l’option ‘à la fois’, c’est un nombre fixe de rendez-vous renouvelables.
     (p. ex. 1, une fois le premier rendez-vous effectué, dans les slots disponibles, l’étudiant peut demander un autre rendez-vous (mais un seul à la fois)).
3. Réservation pour un seul étudiant ou tout le groupe dont il fait partie (voir ‘travailler avec les groupes‘)
4. Délai d’annulation:
   • Si pas actif: l’étudiant peut annuler et déplacer son rendez-vous à son gré (même 5 minutes avant l’entrevue).
   • Si actif (coché) avec 0 comme valeur: l’étudiant ne pourra jamais annuler un rendez-vous fixé.
   • Si actif (coché) avec un délai (p. ex. 2 jours), la modification est possible jusque cette limite avant la rencontre.
5. Durée du créneau par défaut (en minutes): combien de temps dure l’entrevue?
6. Notifications: si réglé sur ‘oui’ chaque prise de rendez-vous ou annulation provoque l’envoi d’une notification à l’enseignant et à l’étudiant.
7. Commentaires d’entretien:
   Que se passe-t-il avec les commentaires que vous pourriez encoder après chaque entretien?
   • Aucun
   • Commentaire d’entretien, visible pour l’enseignant et l’étudiant
   • Commentaire confidentiel, visible pour l’enseignant seulement
   • Les deux types de commentaires

Après avoir enregistré les paramètres de l’activité, l’enseignant doit définir des créneaux horaires de disponibilité de la durée prédéterminée.

Entrez à nouveau dans l’activité rendez-vous, vous verrez:

Cliquez alors sur « Ajouter des créneaux »:

Puis ajouter des créneaux consécutifs:

Indiquez ici les paramètres de création de moments de rencontre.

Vous pouvez les créer sur toute la journée (comme ici) puis supprimer les rendez-vous qui ne conviennent pas (sur le temps de midi p. ex.) ou effectuer plusieurs créations sur la même journée (de 8:00 à 12:00 puis de 13:30 à 17:00 p. ex.).

Une explication sur ‘Forcer si recouvrement‘: si vous créez les créneaux en plusieurs salves, que doit faire Moodle s’il y a un chevauchement?
* Non, la création du nouveau créneau qui chevauche l’existant n’a pas lieu
* Oui, la création du nouveau créneau qui chevauche l’existant sera décalée afin de ne plus avoir d’intersection.

Lorsque les créneaux ont été créés, vous pouvez consulter l’ensemble et modifier/supprimer des éléments en cliquant sur l’onglet « Tous les rendez-vous ».

Ensuite, au fur et à mesure du remplissage des rendez-vous, vous verrez apparaître les noms des étudiants qui s’inscrivent dans la liste via cet onglet ou l’onglet ‘Synthèse’.

« Exporter » vous permet de créer des listes de présence (en Excel p. ex.) et de les imprimer si nécessaire.

Si vous avez accès à Moodle lors des rencontres, vous pouvez au fil du temps encoder vos remarques (partagées ou non) ainsi que le résultat obtenu par l’étudiant pour sa prestation. Cette note s’insèrera dans le carnet de notes de l’étudiant.